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會議策劃既是一個很簡單的問題，也是一個很復雜的問題。從古到今，人們一直都在不間斷地組織各種會議，小到家庭會議，大到國際會議。策劃組織會議，很多時候很簡單，連小孩都會，可很多時候，它又很復雜、很困難，復雜到了很多人一起想辦法，都未必能考慮得很周全；而真正叫人煩惱的時候是，會議策劃組織團隊付出了大量的勞動和心血，可會議的效果還是不能盡如人意。也許是“會議”這個詞太過普通，以至于人們往往會忽略其“策劃”的重要性。“年會”（convention）作為國際國內會議市場一個重要的會議類型，有規模大、影響力強等特點，進行縝密的前期策劃和組織，當然也是必不可少的一個重要環節。
美國每年舉辦13700多個這類年會，單個會議的與會人數多達數萬人，甚至十幾萬人。美國的年會市場之所以能夠運作得如此成功，與會議組織機構及其合作伙伴（會議管理公司等）強大的策劃組織能力是分不開的。與發達國家相比，我國年會市場存在的問題還很多，伍方會議服務認為策劃組織能力肯定是其中的主要方面之一。
總結發達國家年會市場成功運作經驗，有幾點值得借鑒：
其一，與專業機構合作。年會多為協會類機構主辦，而這類機構的人員數量和會議專業能力等會有一定的局限性，因此，與專業會議公司合作是重要的選項之一。專業公司經驗豐富，策劃運作能力很強，有他們的參與，會議往往會增加很多色彩，效果也會大大提升；
其二，加強與政府機構的合作。無論是全國性的年會還是國際性的年會，一般來說在業內都有一定的影響力，因此年會對各地政府甚至是國家政府有關部門都會有很強的吸引力?，F在，我們國家很多城市都很注意吸引國際會議到本地區召開，而我們講的一般意義上的國際會議，指的主要就是國際協會類機構的年會。只要具有一定規模和影響力的年會，基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止，我國已經有數十個城市出臺了會議產業扶持政策，每年的扶持資金多達數億元之多；
其三，加強市場調研并提出針對性解決方案。發達國家很多行業年會都已經舉辦過數十屆甚至上百屆，已經成為了名副其實的品牌會議。一個品牌會議幾十年甚至上百年來一直受到業界追捧，如果會議組織機構不重視市場調研，不重視會議代表的感受和要求，那是根本不可想象的。發達國家年會的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來形容——不同類型、不同職務、不同年齡段會議代表的不同訴求一般都能得以體現——與會家屬也不例外；
其四，注重會議城市、會議酒店選擇與會議附加活動的安排。根據美國會議市場的調查，在影響與會代表決定是否參會的“重要因素”排序中，“會議地點”和“會議附加活動”已經超過“會議內容”排在了前兩位。會議的附加活動種類很多，合理搭配、組合以及每年的調整、變化非常重要；
最后，注重細節服務。常辦會議的人都會認為辦好一個會議很難，其中一難就是把每個細節都做好。會議，就是由無數個細節組成的，會議嘉賓、會議代表、會議贊助商等的感受同樣也是由一系列細節相加而成的。因此，做好會議細節工作，是所有會議組織機構、會議工作者必須練好的一項基本功。我們伍方會議服務也在這些方面不斷前進著。
